部門会計方式とは

事業所が複数あり、かつ住所地がそれぞれ異なる場合を例にご説明します。

このようなケースでは、売上や経費を事業所別（サービス種類別）に分けて会計ソフトへ入力することで運営基準に適合することができます。当社ではこれを『部門会計方式』と呼んでいます。

注意点

会計ソフト入力を当社にご依頼されている場合、お客様側には『売上･経費を事業所ごとに分ける（整理する）作業』が発生します。具体的な方法は以下のリンクをご参照ください。

『部門会計方式』を導入する場合の会計･経理関連の資料整理方法を教えて下さい。

『部門会計方式』を採用することにより、月次会計（試算表）を事業所ごとに確認することができるため、より正確な経営判断が可能となります。しかし多くの会社では、同じ住所地で複数のサービスを運営されているケースがあります。このケースに対応する方法について、以下ご説明を続けます。

区分表方式とは

表において、ホームヘルプＡとデイサービスＢは、先にご説明した『部門会計方式』により会計を分けることができますが、ホームヘルプＡで運営する『訪問介護』と『居宅介護』は一体的に運営されているケースが大半であるため、会計を分けることは極めて困難です。

運営基準ではホームヘルプＡとデイサービスＢの会計を分けるだけでなく、ホームヘルプＡに属する訪問介護と居宅介護の会計を分けることまでが求められます。このようなケースで活用するのが『区分表方式』です。以下、『区分表方式』の概略をご説明します。

ホームヘルプＡで、訪問介護と居宅介護の売上高を分けることは、国保連から通知される資料等により可能です。この売上高等の比率に応じて、消耗品など事実上分離が難しい費用を按分するのが『区分表方式』の基本的な考え方です。

このように『区分表方式』は決算確定後の数値に基づき、会計ソフトとは別管理で（エクセル等により）会計を分ける方法となります。厚生労働省も認める方式ですが、必ずしも正確な損益状態を表すものではないため『区分表方式』の結果を、実際の経営判断の参考にすることはできません。この点ご注意ください。

まとめ

ホームヘルプＡとデイサービスＢの会計を分ける方法について、ここまでの説明に基づき表で整理すると以下の通りとなります。

最後に１点補足します。『部門会計方式』に比べて『区分表方式』の方が処理が比較的容易であるため、お客様から次のようなご質問をいただく場合があります。

ホームヘルプＡとデイサービスＢも『区分表方式』で処理することはできないの？

残念ながらできません。本来正確な数値が存在する費用項目を売上高等の比率によって按分すると、実態と大きく乖離する数値で表すことに繋がり、運営基準の趣旨に反することになるためです。

同じ内容を動画（約10分）でも説明しています。「読むのは苦手」という方はこちらへ

社労士契約の守備範囲

はじめに、社労士契約の守備範囲について確認しましょう。当社の社労士契約には原則として次の３つの業務が含まれています。

①社会保険・労働保険の申請手続き
②給与計算・賞与計算・年末調整
③上記①②に関連する相談、および人事労務上の相談

以下、具体的に説明していきます。

社会保険・労働保険の申請手続き

加入対象者

社会保険・労働保険は５つの公的保険の総称です。それらをカテゴリー分けすると次の表のようになります。

それぞれ加入が可能となるのは上記の加入要件に合致し、かつお給料を得て仕事に従事した初日です。例えば法人設立を先行し、数か月後の開業日に役員を含む従業員が仕事に就く場合、各保険の加入日付は開業日という事になります。もちろん、開業日前に役員報酬の支給が先行する場合、その役員に関しては社会保険の加入も先行することになります。

社会保険、労働保険に関しては、表に記載の加入要件に合致した場合、強制加入となります。つまり本人の希望や、会社の意向に左右されることがないという意味です。

社会保険の扶養親族について

健康保険、介護保険、厚生年金保険で構成される社会保険には、扶養親族の考え方があります。次の表をご覧下さい。

ここで、「扶養親族の年収をどのタイミングで判定するのか」という問題が生じます。所得税の扶養親族は１月１日から１２月３１日までの収入合計で判定しますが、社会保険制度では「手続きを行う日を基準として、向こう１年間の見込み収入」で判定します。

社会保険・労働保険に関する社労士との業務連携

ここまでのご説明でもお分かり頂ける通り、社会保険・労働保険の加入手続きを行うためには、当社担当者側との正確な情報連携が必要となります。そのため、当社では「入社連絡票」というエクセルシートを使って、加入者情報および扶養親族情報に間違いが発生しないようにしています。

>>入社連絡票のダウンロードはこちら

入社連絡票の記載事項は、加入者本人の所得税・社会保険料にも深く影響するため、記載漏れの無いようにご注意下さい。当社へご連携頂く際は、エクセルファイル、ＦＡＸ、画像ファイルいずれでも結構です。

また、ここではご説明を省略しましたが、社会保険・労働保険の加入手続き以外にも、退職・扶養親族の異動・産前産後・育児休業・労災等が生じた際の手続きもご契約の中に含んでおり、追加料金なしでご対応できます。

給与計算・賞与計算・年末調整

給与計算・賞与計算の基本的な考え方

給与計算・賞与計算業務では、お客様から頂く情報に基づき、当社で給与明細を作成しＰＤＦファイルでご提供します。まずは一般的な給与明細をご覧下さい。

当社で計算可能なのは、主に右側の控除項目（赤文字）の部分です。左側の支給項目の部分は、雇用契約書・出勤簿等によって確認します。雇用契約書は労働契約書または労働条件通知書とも呼ばれますが、名称は問いません。法律で作成と交付が義務付けられている書類です。

>>雇用契約書のダウンロードはこちら

当社がご提供するサンプルは、法律で定められる事項を全て網羅しています。逆に記載漏れがあると法律違反となりますので、作成上で迷うことがある場合は担当者までご相談下さい。なお、基本給や諸手当を変更する場合も、この書面を使って変更内容を本人に通知するようお勧めします。

労働時間の管理について

労働基準法では、経営者には従業員の労働時間の管理義務が定められているため、たとえ従業員が勤務時間による給与の変動がない働き方であったとしても、必ず管理する必要があります。時間集計機能付きのタイムカードの導入はコストもかかるため、次のようなエクセル出勤簿も一般的に広く用いられています。

＞＞エクセル版出勤簿のダウンロードはこちら

計算式のズレを防止するためシートを保護しています。パスワードは「1111」です。

勤務時間中に待機など自由時間が発生する場合は？

介護・障害福祉事業には、登録ヘルパー・登録ナースという働き方をする方々がおられます。登録ヘルパー・登録ナースとは単価の異なるサービス提供の積み重ねで月給を計算する方々を指します。いわゆる歩合制に近い給与体系です。

これらの方々は、サービスの合間に待機等の自由時間が発生することがあるため、上記の出勤簿で始業から終業を把握するだけでは、正確な労働時間を計測することができません。このような登録ヘルパー・登録ナースについては、実際のサービス提供時間を集計するなど、事業所独自の方法で勤務時間を集計して下さい。

これらの方については次のファイルを使って支給額の合計計測をお願い致します。

＞＞単価制給与内訳

連絡方法について

各種の手当が毎月変動する場合や、従業員数が多く全ての出勤簿をご提出頂くと非効率が生じる場合、次のようなシートを使って、給与情報をご連携頂きます。事業所側でお使いのシステムにより、このシートに近い内容が出力できる場合はその方法でも結構です。（具体的には当社担当者とご相談下さい）

＞＞給与連絡票のダウンロードはこちら

表の二重線より左の項目は支給項目を表しています。先にご説明した登録ヘルパー・登録ナースについては、単価の異なるサービス提供を集計した上で、基本給の欄にご入力下さい。

二重線より右の項目は勤怠情報を表しています。先にご説明したエクセル出勤簿を作成すれば、転記するだけで済みます。登録ヘルパー・登録ナースのように、勤務時間中に待機等の自由時間が発生する従業員の労働時間は、エクセル出勤簿では正しく計測できない場合があるため、実際のサービス提供時間を集計するなど、事業所独自の方法で計測してご記入下さい。

ここで説明した給与連絡票や出勤簿の作成はお客様側の作業となり、当社との契約内容には含まれません。また当社ではお客様から頂く集計資料の検算も原則として行いませんので、集計作業や検算作業をご希望される場合、担当者までご相談下さい。（別途報酬でご対応致します）

当社へのご連携時期（支給日の１０日前期限）

給与計算を行う上で、当社側で十分な確認を行いつつ、給与明細書をご提供するために支給日の10日前までに、ここまでご説明した給与計算情報をご連携下さい。

賞与（一時金などを含む）

賞与や一時金など、毎月の給与とは別に支給するものについても、全て当社までご相談、ご連携をお願いします。これらは年末調整、労働保険料、社会保険料の計算に深く関連するため、当社側で一元管理させて頂きます。

まとめ（従業員が入社した時）

ここまで順を追って社労士業務の概要説明を行ってきましたが、最後にお客様側の作業を整理します。

ご説明した内容、または人事労務上のご相談がある場合は、担当者までお問い合わせ下さい。

同じ内容を動画（約８分）でも説明しています。「読むのは苦手」という方はこちらへ

このページをご覧いただく前に「処遇改善加算とは何か？」を詳しく理解しておく必要があります。処遇改善加算について理解が不十分な方には次のコラムをお勧めします。

介護障害福祉事業経営編

処遇改善加算とは？【計画届・実績報告】の仕組みを網羅。最新の処遇改善加算制度をどのサイトよりも分かりやすく解説！

2020-06-05

就業規則の作成

処遇改善加算Ⅰを取得するためには、賃金に関するルールを就業規則等に定めておく必要があるため、まずは就業規則作成に着手する必要があります。当社に処遇改善加算手続きをご依頼のお客様には、簡易版の就業規則作成も併せて行います。ここでは次の項目を中心に検討を行います。

①月平均所定労働日数
②月平均所定労働時間
③事業所における最低月給（最低賃金）

なぜこの項目を決めておかないといけないか、その理由からご説明します。

①月平均所定労働日数を決める理由

月平均所定労働日数とは、その名の通り事業所に所属する従業員が年間に出社すべき総日数を１２で割った日数の事です。なぜ月平均所定労働日数を決めるのかというと、１日当たり賃金の価値を平均化するためです。具体例でご説明します。

２月と３月では出勤すべき日数が異なりますが、病欠する月により給与から引かれる１日分の賃金に差が生じると、不公平感が生じます。そのような不公平感を解消するために、「当社の月平均所定労働日数は〇日だ」と定めるわけです。

月平均所定労働日数が２０日だとすると、先ほどの月給２０万円の人の例では、何月に病欠しても一律１万円（２０万円÷２０日）が欠勤控除されることになります。

②月平均所定労働時間を決める理由

月平均所定労働時間とは、事業所に所属する従業員が年間に勤務すべき総時間を１２で割った時間のことです。１時間当たり賃金の価値を平均化するために計算します。

仮に年間総勤務時間が１９２０時間の場合、月平均所定労働時間は１６０時間（１９２０時間÷１２カ月））となります。月給２０万円の人の時間単価は１２５０円（２０万円÷１６０時間）となります。これによって何月に遅刻・早退しても、１時間当たりの控除額は１２５０円となります。残業するときの時間単価も同じく１２５０円を基準に計算します。月によって時間単価が異なる不公平感をなくすために、１６０時間といった平均労働時間を算出するわけです。

③事業所における最低月給（最低賃金）

最後は事業所における最低月給の計算です。最低賃金は都道府県別に時給で示されるため、これを月給に置き換えるといくらになるのか、という計算が必要となります。

事業所における最低月給は②で計算した月平均所定労働時間×都道府県別最低賃金で計算します。

なお、最低賃金は事業所が所在する都道府県ごとに異なるため、同じ法人でも事業所がいくつかの都道府県にまたがると最低賃金もそれぞれの事業所で異なる点に注意しましょう。

キャリアパス表の作成

ここからは具体的な処遇改善加算の要件に入っていきます。まずこちらの表をご覧下さい。

この表は一般的に「キャリパス表」と呼び、職責ごとに求められる能力を明確にする書類です。働く側にとっては、「どのような能力アップを図れば昇格できるのか」が分かり、仕事に対する目標が定まる効果があります。処遇改善加算Ⅰを取得するためにはキャリアパス表を就業規則内に定め、全員に公開する必要があります。

賃金体系図の作成

続いて賃金体系図について説明します。

先ほどご覧頂いた、キャリアパス表の「等級」の部分が連動していることが分かります。つまり、キャリアパス表でどの「等級」に該当すれば、賃金がどう変動するのかを明確にするのが賃金体系図です。

ここでページの冒頭で計算した「事業所の最低月給」が意味を持ちます。つまり賃金体系図を作成する際、月給の最低金額を確認した上で検討する必要がある、と言う意味です。 賃金体系図も就業規則内に定め、全員に公開する必要があります。

何を基準に昇給・昇格するのか

次に「何を基準にいつ昇給・昇格するのか」というルールを検討します。一般的には次の３つが検討軸となるはずです。

①勤続年数（一定の年数で自動昇給する）
②保有資格（一定の資格合格で自動昇給する）
③能力評価（人事評価で昇給を判断する）

①②のみで昇給を判定するのは一定の危険が伴うため、当社としては③能力評価をお勧めしています。この際、どのような人事評価を行ったのかを示す資料を残すようにしましょう。人事評価シートのサンプルをご紹介します。

社内研修または資格取得支援

処遇改善加算Ⅰを取得するための人材育成面の要件として、次のどちらかを実施する必要があります。両方でも結構です。

・社内研修を実施し、能力の確認を行う
・資格取得のための休暇や取得費用の一部補助を行う

どのような制度であっても構いませんが、仮に社内研修を実施する場合の計画例をご紹介します。

具体的な処遇改善計画への落とし込み

年間の処遇改善加算見込み額の計算

次のステップは具体的な処遇改善計画への落とし込みです。表でご説明します。

指定種別ごとに、３月までの概算の売上高を計算します。指定種別ごとに算出する理由は、処遇改善加算率が指定種別ごとに異なるためです。

また３月までを計算する理由は、処遇改善加算の算定が４～３月を１年度としているためです。この例では処遇改善加算の見込額が3,066,000円であることが分かりました。

配分対象月の決定

処遇改善加算の算定が４～３月を１年度としていることはすでにご説明しました。次に検討しなければならないのは、どの月に従業員に配分するかです。従業員への配分も原則的には４～３月に行う事とされていますが、処遇改善加算は通常の報酬と同じく、実施月から２カ月遅れて入金されるため、支給も２カ月遅れて良いとされています。例えば６～５月で従業員に支給しても良いわけです。

最終的には７月に自治体へ実績報告書を提出します。

処遇改善手当の支給方法

次に検討しなければならないのは、処遇改善加算の総額をどのような方法で従業員に分配するかです。分配方法は大きく分けて次の３つの方法があると思われます。（組み合わせ可）

①毎月支給する
②毎月支給と一時金支給を組み合わせる
③一時金支給のみとする

国では、処遇改善加算の本来の趣旨に基づき、毎月支給することを推奨しています。最も多い例は「②毎月支給と一時金支給を組み合わせる」ではないかと思います。

これらの方法を用いて、年間の実際の処遇改善加算受取額を１円以上、上回る金額を、対象労働者に支給する必要がある点に注意しましょう。

その他予備知識

処遇改善加算の配分には、次のような方法を用いることもできます。

④役職手当や資格手当を創設し、処遇改善とする
⑤処遇改善によって増加する会社負担社会保険料をも処遇改善とみなす（計算は煩雑）
⑥対象業務に従事する役員にも、処遇改善手当を支給する（個々の状況に応じて自治体個別判断）

ここでご説明した内容をよく理解した上で、社労士の助言のもと、制度設計されることをお勧めします。

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会社の通帳が開設できるまでの立替経費

「新しく会社を設立して、事業を始めたい」

そのような計画を立てたあなたは、例えば当社のような専門会社に相談しつつ、様々な必要経費を支出していくことになりますが、会社の通帳が開設できるまでは、代表者による立て替え状態となります。会社の通帳が開設できるまでに支出する経費を、以下ＡＢＣの３つに分けて整理しましょう。

Ａ：初期投資の経理処理

これらを支出する際、Ａ:初期投資専用の「立替経費帳」を作成し、合計金額を算出しましょう。

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Ｂ：経常的費用の経理処理

これらを支出する際、Ｂ:経常的費用専用の「立替経費帳」を作成し、合計金額を算出しましょう。

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Ｃ：その他費用の経理処理

これらを支出する際、Ｃ:その他費用専用の「立替経費帳」を作成し、合計金額を算出しましょう。

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立替経費を精算しましょう

会社の通帳が開設できたら、登記事項証明書に記載されている資本金額を会社の通帳へ入金しましょう。その後、

を１件ずつ（３回に分けて）引き出します。

必ずそれぞれの立替経費帳の合計額と引き出し額を一致させ、引き出し根拠が分かるようにしつつ、立替経費帳には精算した日付を記載して下さい。

これであなたが立て替えていた経費の精算は完了です。会社の資金に余裕がなく、精算できない場合は当分の間、あなたが立て替えている状態が続きます。会社の資金に余裕ができた時に精算しましょう。

現金出納帳

会社の通帳口座が開設できたら、その後の日常経費の支出は役員・従業員の区別を問わず、現金出納帳を使います。まずは通帳口座から一定の金額を引き出し、現金出納帳（小口現金）へ移しましょう。以後も現金出納帳（小口現金）の補充は、通帳口座から資金移動させる方法で行って下さい。

また現金出納帳は事業所ごとに作成して下さい。

記載項目は、日付から確認者までの８項目です。月初には新たなページで記載を開始して下さい。

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領収書原本は送付せず会社保管

現金出納帳や立替経費帳に記載した領収書は、糊付けしてファイリングして下さい。この際、領収書の上部だけ糊付けし、重ね貼りしても構いません。このファイルは当社へは送付せず、会社で保管して下さい。資料の混在を防ぐことが目的です。

現金出納帳を経由させずに経費を精算する方法

現金出納帳を経由させずに、経費を精算する方法があります。「こちらの方が便利だ」と思われる場合は、参考にして下さい。

パターン①　毎月の給与（役員報酬）支給日に精算

経営者や従業員が日々立て替える交通費等について、人別に「立替経費帳」を作成し、給与支給日に給与と併せて精算します。

会計処理の二重化を防ぐ必要があるため、精算日が決まっている場合は必ず「精算日」･「精算方法」をご記入下さい。

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現金出納帳へ記載する手間を省くことができる反面、立て替えた日から精算する日まで、一定の日数がかかるというデメリットがあります。

パターン②　会社資金に余裕があるときに精算

使用する書式はパターン①と同じ「立替経費帳」ですが、毎月の給与支給日の精算を行わない方式です。長期に渡り立替状態が続くため、一般従業員には向かず、経営者による立替を想定しています。要するに、経営者が立て替えたけれど、会社の資金に余裕がないので精算できない、というケースです。

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預金通帳（現物の通帳）

会社設立後、すぐに会社名義の通帳口座を開設しましょう。通帳口座の開設については、次のコラムも併せてご参照下さい。

税務会計Ｑ＆Ａ

会社名義の通帳口座はいつ頃開設できますか？またどの金融機関で作れば良いですか？

2021-11-02

お金の出入りは可能な限り預金口座を通す。これが会社経理の大原則です。支出の例として、

家賃、水道光熱費
携帯電話、インターネット
給料
税金、社会保険料

などが挙げられます。入金の例として、

売上金の振込入金
現金回収した売上金の預け入れ

などが挙げられます。特に給料に関しては、必ず預金口座から振り込むようにして下さい。現金手渡しにすると、会計帳簿の管理が困難になるためです。

預金通帳をＡＴＭ等で印字しただけでは、何の取引か分からないため、鉛筆またはシャープペンで取引内容を記載して下さい。

預金通帳（インターネット専用口座）

現物の通帳が発行されないインターネット専用口座の場合の資料ご提出方法を、３パターンに分けてご紹介いたします。お取引の日付・内容・入出金額・残高が記載されているページ（以後「残高・入出金明細」と呼びます）をご提出ください。

支払った請求書

会社の預金口座から支払った請求書には、支払日を記載してファイリングします。図のような印鑑を購入すると便利です。写しを送付して下さい。

見積書・納品書は送付せず会社保管

請求書の他に、見積書や納品書を受け取る場合がありますが、これらは当社へは送付せず、会社で保管して下さい。資料の混在を防ぐことが目的です。

自社発行の請求書

自社が発行した請求書、つまり自社の売上になる請求書の事です。請求書の書式によっては、どれが請求額か分かりにくい場合があるため、請求額にマーカーをお願いします。

当社へは写しを送付して下さい。

会社のクレジットカード

次に法人名義のクレジットカード明細についてご説明します。毎月発行されるクレジットカード利用明細書に何の支払か、内容を記載し、 写しを送付して下さい。

クレジットカードの領収書は送付せず会社保管

個別のレシートについては、糊付けしてファイリングして下さい。このファイルは当社へは送付せず、会社で保管して下さい。資料の混在を防ぐことが目的です。

返済予定表

ここから先は特別な取引があった場合についてご説明します。

新たな借り入れを起こした場合や、割賦販売で購入した場合、返済予定表の写しを送付して下さい。

賃貸借契約書

賃貸借契約や駐車場契約、リース契約を結んだ場合、契約書の写しを送付して下さい。

１０万円以上の備品の明細書、車の場合は車検証

１点１０万円以上の備品を購入した場合、購入した内容の分かる詳細資料を送付して下さい。車を購入した場合は車検証の写しを送付して下さい。

ここまでご説明した内容を一覧表にまとめます。
当社のお客様は会計資料送付の際に、ご同封ください。

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送付する資料と、送付しない資料を分類するところから、資料整理を始めましょう。