会計・経理関連の資料整理方法を教えて下さい。

会計・経理関連の資料整理方法を教えて下さい。

中小規模の法人の場合、ここでご説明する方法で資料整理するのが基本です。

同じ内容を動画(約4分)でも説明しています。「読むのは苦手」という方はこちらへ

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【大原則】お金の出入りは預金口座を通す

お金の出入りは可能な限り預金口座を通す。これが会社経理の大原則です。出金の例として、

家賃、水道光熱費
携帯電話、インターネット
給料
税金、社会保険料

などが挙げられます。入金の例として、

売上金の振込入金
現金回収した売上金の預け入れ

などが挙げられます。特に給料に関しては、必ず預金口座から振り込むようにして下さい。現金手渡しにすると、会計帳簿の管理が困難になるためです。

預金通帳

法人通帳

預金通帳をATM等で印字しただけでは、何の取引か分からないため、鉛筆またはシャープペンで取引内容を記載して下さい。会社の預金通帳のコピーは当社へ送付頂く9種類の資料その①となります。

支払った請求書

請求書支払

会社の預金口座から支払った請求書には、支払日を記載してファイリングします。図のような印鑑を購入すると便利です。請求書は当社へ送付頂く資料②となります。

見積書・納品書は送付せず会社保管

見積書・納品書

請求書の他に、見積書や納品書を受け取る場合がありますが、これらは当社へは送付せず、会社で保管して下さい。資料の混在を防ぐことが目的です。

自社発行の請求書

請求書発行

自社が発行した請求書、つまり自社の売上になる請求書は月ごとにファイリングして下さい。当社へ送付頂く資料③となります。

現金出納帳

次に現金出納帳について説明します。現金出納帳は事業所ごとに作成して下さい。

現金出納帳

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記載項目は、ご覧の8項目です。月初には新たなページで記載を開始して下さい。現金出納帳のコピーは当社へ送付いただく資料④となります。

現金出納帳に記載した領収書は送付せず会社保管

領収書ファイル

現金出納帳に記載した領収書は、糊付けしてファイリングして下さい。この際、領収書の上部だけ糊付けし、重ね貼りしても構いません。このファイルは当社へは送付せず、会社で保管して下さい。資料の混在を防ぐことが目的です。

経営者の立替払い

役員立替

現金出納帳は経営者・スタッフの区別を問わず使用します。しかし、経営者が一定の機密を守りたい領収書については、現金出納帳に記載せず、立替払い分として送付して下さい。経営者個人名義のクレジットカード使用分も含みます。会社の経費にならないプライベートな支出に関する領収書のご提出はご遠慮ください。

封筒で送付

これらは封入して送付頂いて結構ですが、経営者が複数いる場合などは、混在を防ぐために、封筒に氏名を記載して下さい。当社へ送付頂く資料⑤となります。

領収書の裏面

レシート形式の場合、支払い内容が分かりますが、右のタイプの形式では、内容が記載されない場合があります。この場合、手書きで内容を記載して下さい。また社外の方と飲食を共にした場合、裏面に相手先の会社名と氏名を記載して下さい。

会社のクレジットカード

クレジットカード明細

次に法人名義のクレジットカード明細についてご説明します。毎月発行されるクレジットカード利用明細書に何の支払か、内容を記載して下さい。当社へ送付頂く資料⑥となります。

クレジットカードの領収書は送付せず会社保管

領収書ファイル

個別のレシートについては、糊付けしてファイリングして下さい。このファイルは当社へは送付せず、会社で保管して下さい。資料の混在を防ぐことが目的です。

返済予定表

ここから先は特別な取引があった場合についてご説明します。

返済予定表

新たな借り入れを起こした場合や、割賦販売で購入した場合、返済予定表を送付して下さい。

賃貸借契約書

契約書

賃貸借契約や駐車場契約、リース契約を結んだ場合、契約書を送付して下さい。

10万円以上の備品の明細書、車の場合は車検証

備品・車検証

1点10万円以上の備品を購入した場合、購入した内容の分かる詳細資料を送付して下さい。車を購入した場合は車検証のコピーを送付して下さい。

ここまでご説明した内容を一覧表にまとめます。
当社のお客様は会計資料送付の際に、ご同封ください。

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送付する資料と、送付しない資料を分類するところから、資料整理を始めましょう。

【この記事の執筆・監修者】

井ノ上 剛(いのうえ ごう)
◆1975年生 奈良県立畝傍高校卒 / 同志社大学法学部卒
◆社会保険労務士・行政書士
奈良県橿原市議会議員
◆介護職員実務者研修修了
タスクマン合同法務事務所 代表
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