会計・経理関連の資料整理方法を教えて下さい。

会計・経理関連の資料整理方法を教えて下さい。

中小規模の法人の場合、ここでご説明する方法で資料整理するのが基本です。(以下のご説明は、当社(タスクマン合同法務事務所)のお客様に向けたご説明である点、ご了承下さい)

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会社の通帳が開設できるまでの立替経費

「新しく会社を設立して、事業を始めたい」

そのような計画を立てたあなたは、例えば当社のような専門会社に相談しつつ、様々な必要経費を支出していくことになりますが、会社の通帳が開設できるまでは、代表者による立て替え状態となります。会社の通帳が開設できるまでに支出する経費を、以下ABCの3つに分けて整理しましょう。

  準備着手~会社設立日~会社の通帳開設 会社の通帳開設~
初期投資(事業所契約・工事・設備等)

このページの「現金出納帳」以降でご説明します。

経常的費用(家賃・水光熱費・給与)
その他費用

A:初期投資の経理処理

初期投資の例

例1.事業所の敷金、礼金、保証金などの契約金(最初に支払う家賃も含む)

例2.事業所の内外装工事費

例3.車両や備品などのうち、10万円以上のもの

これらを支出する際、A:初期投資専用の「立替経費帳」を作成し、合計金額を算出しましょう。

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タスクマン合同法務事務所へ資料をご提出ください。
※ただし領収書・請求書の原本は送付不要です。

B:経常的費用の経理処理

経常的費用の例(毎月必ず発生する費用のことです)

例1.事業所の家賃、水道光熱費

例2.開業までに支出する経営者の役員報酬、従業員の給与

例3.同じく、会社負担の社会保険料

(例2.3は、実際の開業日以降に発生するのが一般的ですから、このタイミングでは該当がないかもしれません。)

これらを支出する際、B:経常的費用専用の「立替経費帳」を作成し、合計金額を算出しましょう。

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※ただし領収書・請求書の原本は送付不要です。

C:その他費用の経理処理

その他費用の例(AにもBにも該当しない費用のことです)

例1.会社設立登記費用

例2.備品消耗品のうち10万円未満のもの

例3.旅費交通費、会議費、印刷費等、その他全般経費

これらを支出する際、C:その他費用専用の「立替経費帳」を作成し、合計金額を算出しましょう。

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※ただし領収書・請求書の原本は送付不要です。

立替経費を精算しましょう

会社の通帳が開設できたら、登記事項証明書に記載されている資本金額を会社の通帳へ入金しましょう。その後、

A:初期投資の立替経費帳の合計額
B:経常的費用の 立替経費帳の合計額
C:その他費用の 立替経費帳の合計額

を1件ずつ(3回に分けて)引き出します。

必ずそれぞれの立替経費帳の合計額と引き出し額を一致させ、引き出し根拠が分かるようにしつつ、立替経費帳には精算した日付を記載して下さい。

これであなたが立て替えていた経費の精算は完了です。会社の資金に余裕がなく、精算できない場合は当分の間、あなたが立て替えている状態が続きます。会社の資金に余裕ができた時に精算しましょう。

現金出納帳

会社の通帳口座が開設できたら、その後の日常経費の支出は役員・従業員の区別を問わず現金出納帳を使います。まずは通帳口座から一定の金額を引き出し、現金出納帳(小口現金)へ移しましょう。以後も現金出納帳(小口現金)の補充は、通帳口座から資金移動させるよう方法で行って下さい。

また現金出納帳は事業所ごとに作成して下さい。

金庫2
小口現金用の金庫の例

記載項目は、日付から確認者までの8項目です。月初には新たなページで記載を開始して下さい。

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※ただし領収書の原本は送付不要です。

領収書原本は送付せず会社保管

領収書ファイル

現金出納帳や立替経費帳に記載した領収書は、糊付けしてファイリングして下さい。この際、領収書の上部だけ糊付けし、重ね貼りしても構いません。このファイルは当社へは送付せず、会社で保管して下さい。資料の混在を防ぐことが目的です。

現金出納帳を経由させずに経費を精算する方法

現金出納帳を経由させずに、経費を精算する方法があります。「こちらの方が便利だ」と思われる場合は、参考にして下さい。

パターン① 毎月の給与(役員報酬)支給日に精算

経営者や従業員が日々立て替える交通費等について、人別に「立替経費帳」を作成し、給与支給日に給与と併せて精算します。

立替経費帳4

会計処理の二重化を防ぐ必要があるため、精算日が決まっている場合は必ず「精算日」・「精算方法」をご記入下さい。

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※ただし領収書の原本は送付不要です。

給与支給日に立替経費を精算する場合の処理手順

1.給与締日に各人が会社に対して「立替経費帳」を提出。(領収書を添付)

2.経営者はその内容をチェックし承認。(精算日=給与支給日、精算方法=給与にチェック)

3.当社(タスクマン)で給与計算代行する場合、当社まで各人の立替金額の合計を連携。

※領収書の原本は当社送付不要です。会社側で保管して下さい。

現金出納帳へ記載する手間を省くことができる反面、立て替えた日から精算する日まで、一定の日数がかかるというデメリットがあります。

パターン② 会社資金に余裕があるときに精算

使用する書式はパターン①と同じ「立替経費帳」ですが、毎月の給与支給日の精算を行わない方式です。長期に渡り立替状態が続くため、一般従業員には向かず、経営者による立替を想定しています。要するに、経営者が立て替えたけれど、会社の資金に余裕がないので精算できない、というケースです。

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※ただし領収書の原本は送付不要です。

「立替経費帳」で精算する場合の処理手順

1.立て替える人ごとにエクセルなどで「立替経費帳」を作成。

2.当社(タスクマン)で会計入力代行する場合、当社まで立替経費帳を連携。

3.会社の資金に余裕があるとき、その時点の合計金額と一致する金額を会社通帳から引き出し。(立替経費帳に日付を記載)

※領収書の原本は当社送付不要です。会社側で保管して下さい。

預金通帳

会社設立後、すぐに会社名義の通帳口座を開設しましょう。通帳口座の開設については、次のコラムも併せてご参照下さい。

お金の出入りは可能な限り預金口座を通す。これが会社経理の大原則です。支出の例として、

家賃、水道光熱費
携帯電話、インターネット
給料
税金、社会保険料

などが挙げられます。入金の例として、

売上金の振込入金
現金回収した売上金の預け入れ

などが挙げられます。特に給料に関しては、必ず預金口座から振り込むようにして下さい。現金手渡しにすると、会計帳簿の管理が困難になるためです。

預金通帳をATM等で印字しただけでは、何の取引か分からないため、鉛筆またはシャープペンで取引内容を記載して下さい。

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支払った請求書

請求書支払

会社の預金口座から支払った請求書には、支払日を記載してファイリングします。図のような印鑑を購入すると便利です。写しを送付して下さい。

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見積書・納品書は送付せず会社保管

見積書・納品書

請求書の他に、見積書や納品書を受け取る場合がありますが、これらは当社へは送付せず、会社で保管して下さい。資料の混在を防ぐことが目的です。

自社発行の請求書

自社が発行した請求書、つまり自社の売上になる請求書の事です。請求書の書式によっては、どれが請求額か分かりにくい場合があるため、請求額にマーカーをお願いします。

介護報酬請求

当社へは写しを送付して下さい。

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会社のクレジットカード

クレジットカード明細

次に法人名義のクレジットカード明細についてご説明します。毎月発行されるクレジットカード利用明細書に何の支払か、内容を記載し、 写しを送付して下さい。

タスクマン合同法務事務所へ資料をご提出ください。
※ただし領収書・レシート明細の原本は送付不要です。

クレジットカードの領収書は送付せず会社保管

領収書ファイル

個別のレシートについては、糊付けしてファイリングして下さい。このファイルは当社へは送付せず、会社で保管して下さい。資料の混在を防ぐことが目的です。

返済予定表

ここから先は特別な取引があった場合についてご説明します。

返済予定表

新たな借り入れを起こした場合や、割賦販売で購入した場合、返済予定表の写しを送付して下さい。

タスクマン合同法務事務所へ資料をご提出ください。
※発生した場合、送付して下さい。

賃貸借契約書

契約書

賃貸借契約や駐車場契約、リース契約を結んだ場合、契約書の写しを送付して下さい。

タスクマン合同法務事務所へ資料をご提出ください。
※発生した場合、送付して下さい。

10万円以上の備品の明細書、車の場合は車検証

備品・車検証

1点10万円以上の備品を購入した場合、購入した内容の分かる詳細資料を送付して下さい。車を購入した場合は車検証の写しを送付して下さい。

タスクマン合同法務事務所へ資料をご提出ください。
※発生した場合、送付して下さい。

ここまでご説明した内容を一覧表にまとめます。
当社のお客様は会計資料送付の際に、ご同封ください。

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セルフチェック表ver05

送付する資料と、送付しない資料を分類するところから、資料整理を始めましょう。