社会保険手続きと給与計算業務の連携方法について教えて下さい。

社労士(法人)との業務連携方法について教えて下さい

社会保険手続きと給与計算業務の連携方法について教えて下さい。

当社のご対応方針に基づき、ご説明します。

同じ内容を動画(約10分)でも説明しています。「読むのは苦手」という方はこちらへ

お客様側の作業をまとめます。

入社したとき、当社へご提供下さい

入社連絡票
雇用契約書
前職の源泉徴収票(入社した年に前職収入がある場合)

■毎月の給与支給日の10日前までに、当社へご提供下さい

出勤簿 ・・・計算式ズレ防止のためパスワード(1111)をかけています
給与連絡票

社労士契約の守備範囲

はじめに、社労士契約の守備範囲について確認しましょう。当社の社労士契約には原則として次の3つの業務が含まれています。

①社会保険・労働保険の申請手続き
②給与計算・賞与計算・年末調整
③上記①②に関連する相談、および人事労務上の相談

以下、具体的に説明していきます。

社会保険・労働保険の申請手続き

加入対象者

社会保険・労働保険は5つの公的保険の総称です。それらをカテゴリー分けすると次の表のようになります。

区分 保険名称 加入要件
社会保険 健康保険 概ね週30時間以上勤務
介護保険(40歳以上)
厚生年金保険
労働保険 雇用保険 週20時間以上勤務(役員を除く)
労災保険 全労働者(役員を除く)

それぞれ加入が可能となるのは上記の加入要件に合致し、かつお給料を得て仕事に従事した初日です。例えば法人設立を先行し、開業日に役員を含む従業員が仕事に就く場合、各保険の加入日付は開業日という事になります。もちろん、開業日前に役員報酬の支給が先行する場合、その役員に関しては社会保険の加入も先行することになります。

社会保険、労働保険に関しては、表に記載の加入要件に合致した場合、強制加入となります。つまり本人の希望や、会社の意向に左右されることがないという意味です。

社会保険の扶養親族について

健康保険、介護保険、厚生年金保険で構成される社会保険には、扶養親族の考え方があります。次の表をご覧下さい。

同一世帯の場合

扶養親族の区分 扶養親族の要件
60歳未満 年収130万円未満 かつ
原則として、加入者の年収の2分の1未満
60歳以上 年収180万円未満 かつ
原則として、加入者の年収の2分の1未満
障害厚生年金受給程度の障害者

別世帯の場合

扶養親族の区分 扶養親族の要件
60歳未満 年収130万円未満 かつ 加入者からの援助額未満
60歳以上 年収180万円未満 かつ 加入者からの援助額未満
障害厚生年金受給程度の障害者

ここで、「扶養親族の年収をどのタイミングで判定するのか」という問題が生じます。所得税の扶養親族は1月1日から12月31日までの収入合計で判定しますが、社会保険制度では「手続きを行う日を基準として、向こう1年間の見込み収入」で判定します。

社会保険・労働保険に関する社労士との業務連携

ここまでのご説明でもお分かり頂ける通り、社会保険・労働保険の加入手続きを行うためには、当社担当者側との正確な情報連携が必要となります。そのため、当社では「入社連絡票」というエクセルシートを使って、加入者情報および扶養親族情報に間違いが発生しないようにしています。

入社連絡票

>>入社連絡票のダウンロードはこちら

入社連絡票の記載事項は、加入者本人の所得税・社会保険料にも深く影響するため、記載漏れの無いようにご注意下さい。当社へご連携頂く際は、エクセルファイル、FAX、画像ファイルいずれでも結構です。

また、ここではご説明を省略しましたが、社会保険・労働保険の加入手続き以外にも、退職・扶養親族の異動・産前産後・育児休業・労災等が生じた際の手続きもご契約の中に含んでおり、追加料金なしでご対応できます。

給与計算・賞与計算・年末調整

給与計算・賞与計算の基本的な考え方

給与計算・賞与計算業務では、お客様から頂く情報に基づき、当社で給与明細を作成しPDFファイルでご提供します。まずは一般的な給与明細をご覧下さい。

支給項目 控除項目
基本給 *****円 社会保険料 *****円
〇〇手当 *****円 雇用保険料 *****円
時間外勤務手当 *****円 所得税 *****円
通勤手当 *****円 住民税 *****円
支給合計額 *****円 控除合計額 *****円
    差引支給額 *****円

当社で計算可能なのは、主に右側の控除項目(赤文字)の部分です。左側の支給項目の部分は、雇用契約書・出勤簿等によって確認します。雇用契約書は労働契約書または労働条件通知書とも呼ばれますが、名称は問いません。法律で作成と交付が義務付けられている書類です。

雇用契約書サンプル

>>雇用契約書のダウンロードはこちら

当社がご提供するサンプルは、法律で定められる事項を全て網羅しています。逆に記載漏れがあると法律違反となりますので、作成上で迷うことがある場合は担当者までご相談下さい。なお、基本給や諸手当を変更する場合も、この書面を使って変更内容を本人に通知するようお勧めします。

労働時間の管理について

労働基準法では、経営者には従業員の労働時間の管理義務が定められているため、たとえ従業員が勤務時間による給与の変動がない働き方であったとしても、必ず管理する必要があります。時間集計機能付きのタイムカードの導入はコストもかかるため、次のようなエクセル出勤簿も一般的に広く用いられています。

>>エクセル版出勤簿のダウンロードはこちら

計算式のズレを防止するためシートを保護しています。パスワードは「1111」です。

勤務時間中に待機など自由時間が発生する場合は?

介護・障害福祉事業には、登録ヘルパー・登録ナースという働き方をする方々がおられます。登録ヘルパー・登録ナースとは単価の異なるサービス提供の積み重ねで月給を計算する方々を指します。いわゆる歩合制に近い給与体系です。

これらの方々は、サービスの合間に待機等の自由時間が発生することがあるため、上記の出勤簿で始業から終業を把握するだけでは、正確な労働時間を計測することができません。このような登録ヘルパー・登録ナースについては、実際のサービス提供時間を集計するなど、事業所独自の方法で勤務時間を集計して下さい。

連絡方法について(ココ非常に重要です!)

毎月、次のようなシートを使って、給与情報をご連携頂きます。事業所側でお使いのシステムにより、このシートに近い内容が出力できる場合はその方法でも結構です。(具体的には当社担当者とご相談下さい)

>>給与連絡票のダウンロードはこちら

表の二重線より左の項目は支給項目を表しています。先にご説明した登録ヘルパー・登録ナースについては、単価の異なるサービス提供を集計した上で、基本給の欄にご入力下さい。

二重線より右の項目は勤怠情報を表しています。先にご説明したエクセル出勤簿を作成すれば、転記するだけで済みます。登録ヘルパー・登録ナースのように、勤務時間中に待機等の自由時間が発生する従業員の労働時間は、エクセル出勤簿では正しく計測できない場合があるため、実際のサービス提供時間を集計するなど、事業所独自の方法で計測してご記入下さい。

ここで説明した給与連絡票や出勤簿の作成はお客様側の作業となり、当社との契約内容には含まれません。また当社ではお客様から頂く集計資料の検算も原則として行いませんので、集計作業や検算作業をご希望される場合、担当者までご相談下さい。(別途報酬でご対応致します)

当社へのご連携時期(支給日の10日前期限)

給与計算を行う上で、当社側で十分な確認を行いつつ、給与明細書をご提供するために支給日の10日前までに、ここまでご説明した給与計算情報をご連携下さい。

賞与(一時金などを含む)

賞与や一時金など、毎月の給与とは別に支給するものについても、全て当社までご相談、ご連携をお願いします。これらは年末調整、労働保険料、社会保険料の計算に深く関連するため、当社側で一元管理させて頂きます。

まとめ(従業員が入社した時)

ここまで順を追って社労士業務の概要説明を行ってきましたが、最後にお客様側の作業を整理します。

お客様側の作業

入社したとき、当社へご提供下さい

入社連絡票
雇用契約書
前職の源泉徴収票(入社した年に前職収入がある場合)

■毎月の給与支給日の10日前までに、当社へご提供下さい

出勤簿 ・・・計算式ズレ防止のためパスワード(1111)をかけています
給与連絡票

ご説明した内容、または人事労務上のご相談がある場合は、担当者までお問い合わせ下さい。

【この記事の執筆・監修者】

井ノ上 剛(いのうえ ごう)
◆1975年生 奈良県立畝傍高校卒 / 同志社大学法学部卒
◆社会保険労務士・行政書士
奈良県橿原市議会議員
◆介護職員実務者研修修了
タスクマン合同法務事務所 代表
 〒542-0066 大阪市中央区瓦屋町3-7-3イースマイルビル
 (電話)0120-60-60-60 
     06-7739-2538