会計･経理関連の資料整理方法を教えて下さい。
井ノ上 剛
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会計･経理関連の資料整理方法を教えて下さい。
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中小規模の法人の場合、ここでご説明する方法で資料整理するのが基本です。（以下のご説明は、当社（タスクマン合同法務事務所）のお客様に向けたご説明である点、ご了承下さい）
会社の通帳が開設できるまでの立替経費
「新しく会社を設立して、事業を始めたい」
そのような計画を立てたあなたは、例えば当社のような専門会社に相談しつつ、様々な必要経費を支出していくことになりますが、会社の通帳が開設できるまでは、代表者による立て替え状態となります。会社の通帳が開設できるまでに支出する経費を、以下ＡＢＣの３つに分けて整理しましょう。
| 準備着手～会社設立日～会社の通帳開設 | 会社の通帳開設～ | ||
| 初期投資（事業所契約･工事･設備等） | Ａ |
このページの「現金出納帳」以降でご説明します。 |
|
| 経常的費用（家賃･水道光熱費･給与） | Ｂ | ||
| その他費用 | Ｃ | ||
初期投資の例
例１．事業所の敷金、礼金、保証金などの契約金（最初に支払う家賃も含む）
例２．事業所の内外装工事費
例３．車両や備品などのうち、１０万円以上のもの
これらを支出する際、Ａ:初期投資専用の「立替経費帳」を作成し、合計金額を算出しましょう。
経常的費用の例（毎月必ず発生する費用のことです）
例１．事業所の家賃、水道光熱費
例２．開業までに支出する経営者の役員報酬、従業員の給与
例３．同じく、会社負担の社会保険料
（例２．３は、実際の開業日以降に発生するのが一般的ですから、このタイミングでは該当がないかもしれません。）
これらを支出する際、Ｂ:経常的費用専用の「立替経費帳」を作成し、合計金額を算出しましょう。
その他費用の例（ＡにもＢにも該当しない費用のことです）
例１．会社設立登記費用
例２．備品消耗品のうち１０万円未満のもの
例３．旅費交通費、会議費、印刷費等、その他全般経費
これらを支出する際、Ｃ:その他費用専用の「立替経費帳」を作成し、合計金額を算出しましょう。
立替経費を精算しましょう
会社の通帳が開設できたら、登記事項証明書に記載されている資本金額を会社の通帳へ入金しましょう。その後、
Ａ：初期投資の立替経費帳の合計額
Ｂ：経常的費用の 立替経費帳の合計額
Ｃ：その他費用の 立替経費帳の合計額
を１件ずつ（３回に分けて）引き出します。
必ずそれぞれの立替経費帳の合計額と引き出し額を一致させ、引き出し根拠が分かるようにしつつ、立替経費帳には精算した日付を記載して下さい。
これであなたが立て替えていた経費の精算は完了です。会社の資金に余裕がなく、精算できない場合は当分の間、あなたが立て替えている状態が続きます。会社の資金に余裕ができた時に精算しましょう。
現金出納帳
会社の通帳口座が開設できたら、その後の日常経費の支出は役員・従業員の区別を問わず、現金出納帳を使います。まずは通帳口座から一定の金額を引き出し、現金出納帳（小口現金）へ移しましょう。以後も現金出納帳（小口現金）の補充は、通帳口座から資金移動させる方法で行って下さい。
また現金出納帳は事業所ごとに作成して下さい。
記載項目は、日付から確認者までの８項目です。月初には新たなページで記載を開始して下さい。
領収書原本は送付せず会社保管
現金出納帳や立替経費帳に記載した領収書は、糊付けしてファイリングして下さい。この際、領収書の上部だけ糊付けし、重ね貼りしても構いません。このファイルは当社へは送付せず、会社で保管して下さい。資料の混在を防ぐことが目的です。
現金出納帳を経由させずに経費を精算する方法
現金出納帳を経由させずに、経費を精算する方法があります。「こちらの方が便利だ」と思われる場合は、参考にして下さい。
パターン① 毎月の給与（役員報酬）支給日に精算
経営者や従業員が日々立て替える交通費等について、人別に「立替経費帳」を作成し、給与支給日に給与と併せて精算します。
会計処理の二重化を防ぐ必要があるため、精算日が決まっている場合は必ず「精算日」･「精算方法」をご記入下さい。
給与支給日に立替経費を精算する場合の処理手順
１．給与締日に各人が会社に対して「立替経費帳」を提出。（領収書を添付）
２．経営者はその内容をチェックし承認。（精算日＝給与支給日、精算方法＝給与にチェック）
３．当社（タスクマン）で給与計算代行する場合、当社まで各人の立替金額の合計を連携。
※領収書の原本は当社送付不要です。会社側で保管して下さい。
現金出納帳へ記載する手間を省くことができる反面、立て替えた日から精算する日まで、一定の日数がかかるというデメリットがあります。
パターン② 会社資金に余裕があるときに精算
使用する書式はパターン①と同じ「立替経費帳」ですが、毎月の給与支給日の精算を行わない方式です。長期に渡り立替状態が続くため、一般従業員には向かず、経営者による立替を想定しています。要するに、経営者が立て替えたけれど、会社の資金に余裕がないので精算できない、というケースです。
「立替経費帳」で精算する場合の処理手順
１．立て替える人ごとにエクセルなどで「立替経費帳」を作成。
２．当社（タスクマン）で会計入力代行する場合、当社まで立替経費帳を連携。
３．会社の資金に余裕があるとき、その時点の合計金額と一致する金額を会社通帳から引き出し。（立替経費帳に日付を記載）
※領収書の原本は当社送付不要です。会社側で保管して下さい。
預金通帳（現物の通帳）
会社設立後、すぐに会社名義の通帳口座を開設しましょう。通帳口座の開設については、次のコラムも併せてご参照下さい。
会社名義の通帳口座はいつ頃開設できますか？またどの金融機関で作れば良いですか？
お金の出入りは可能な限り預金口座を通す。これが会社経理の大原則です。支出の例として、
家賃、水道光熱費
携帯電話、インターネット
給料
税金、社会保険料
などが挙げられます。入金の例として、
売上金の振込入金
現金回収した売上金の預け入れ
などが挙げられます。特に給料に関しては、必ず預金口座から振り込むようにして下さい。現金手渡しにすると、会計帳簿の管理が困難になるためです。
預金通帳をＡＴＭ等で印字しただけでは、何の取引か分からないため、鉛筆またはシャープペンで取引内容を記載して下さい。
預金通帳（インターネット専用口座）
現物の通帳が発行されないインターネット専用口座の場合の資料ご提出方法を、３パターンに分けてご紹介いたします。お取引の日付・内容・入出金額・残高が記載されているページ（以後「残高・入出金明細」と呼びます）をご提出ください。
①「残高・入出金明細」の印刷機能がある場合
各月「残高・入出金明細」を印刷後、入出金内容について余白部分に手書きで補足記入をしてください。メモ機能があるインターネットバンキングの際は補足入力後に印刷してください。補足記入済み「残高・入出金明細」を当社までご提出ください。
②「残高・入出金明細」の印刷機能がなく、CSVの書き出し機能がある場合
(A)「残高・入出金明細」をCSVに書き出した後、入出金内容について補足入力をしてください。
(B) 上記 (A) に残高が記録されない場合、各月末日残高が確認出来る画面を出力して下さい。
(A)および(Ｂ)を当社までご提出ください。
③印刷機能およびCSV書き出し機能もない場合
(C)「残高・入出金明細」画面のスクリーンショットを保存してください。行数に漏れがないか、「残高・入出金明細」の情報が全て保存出来ているか確認してください。
(D) ExcelやWordを使用し、日々の入出金内容について補足入力をしてください。 >>サンプルはこちら
(C)および(D)を当社までご提出ください。
支払った請求書
会社の預金口座から支払った請求書には、支払日を記載してファイリングします。図のような印鑑を購入すると便利です。写しを送付して下さい。
見積書・納品書は送付せず会社保管
請求書の他に、見積書や納品書を受け取る場合がありますが、これらは当社へは送付せず、会社で保管して下さい。資料の混在を防ぐことが目的です。
自社発行の請求書
自社が発行した請求書、つまり自社の売上になる請求書の事です。請求書の書式によっては、どれが請求額か分かりにくい場合があるため、請求額にマーカーをお願いします。
当社へは写しを送付して下さい。
会社のクレジットカード
次に法人名義のクレジットカード明細についてご説明します。毎月発行されるクレジットカード利用明細書に何の支払か、内容を記載し、 写しを送付して下さい。
クレジットカードの領収書は送付せず会社保管
個別のレシートについては、糊付けしてファイリングして下さい。このファイルは当社へは送付せず、会社で保管して下さい。資料の混在を防ぐことが目的です。
返済予定表
ここから先は特別な取引があった場合についてご説明します。
新たな借り入れを起こした場合や、割賦販売で購入した場合、返済予定表の写しを送付して下さい。
賃貸借契約書
賃貸借契約や駐車場契約、リース契約を結んだ場合、契約書の写しを送付して下さい。
１０万円以上の備品の明細書、車の場合は車検証
１点１０万円以上の備品を購入した場合、購入した内容の分かる詳細資料を送付して下さい。車を購入した場合は車検証の写しを送付して下さい。
ここまでご説明した内容を一覧表にまとめます。
当社のお客様は会計資料送付の際に、ご同封ください。
送付する資料と、送付しない資料を分類するところから、資料整理を始めましょう。
【この記事の執筆・監修者】
- （いのうえ ごう）
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※ご契約がない段階での記事に関するご質問には応対できかねます。
ご了承お願い致します。
◆1975年生 奈良県立畝傍高校卒 / 同志社大学法学部卒
◆社会保険労務士･行政書士
◆奈良県橿原市議会議員
◆介護福祉士実務者研修修了
◆タスクマン合同法務事務所 代表
〒542-0066 大阪市中央区瓦屋町3-7-3イースマイルビル
（電話）0120-60-60-60
06-7739-2538
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