会議･委員会の議事録の作成方法｜介護事業所・障害福祉事業所における会議運営、議事録作成、会議と委員会の違い
井ノ上 剛
タスクマン合同法務事務所がお送りする福祉起業塾です。介護事業所･障害福祉事業所を経営している皆さん、またはこれらの事業所で勤務している皆さん、会議･委員会の議事録の作成方法を正しく理解していますでしょうか？今回のコラムでは、会議の運営方法、議事録の作成方法、会議と委員会の違いについて詳しく解説します。
このコラム推奨対象者
・介護事業所･障害福祉事業所を経営している方
・これらの事業所で勤務している方
・会議の運営方法について理解したい方
・議事録の作成方法について理解したい方
・会議と委員会の違いについて理解したい方
コラムの信頼性
タスクマン合同法務事務所は社労士・行政書士・司法書士・税理士が合同し、介護保険事業・障害福祉事業に専門特化してご対応しています。このコラムの執筆日時点、職員数81名、累積顧客数は北海道から沖縄まで914社、本社を含め10の営業拠点で運営しています。コラムでは、会議の運営方法、議事録の作成方法、会議と委員会の違いについて詳しく解説します。
会議･委員会の位置づけ
介護保険事業所や障害福祉事業所では､『サービス担当者会議』への参加や､各種加算の算定要件の『会議』の開催に加え､『委員会』の設置が求められることもあります。
これらの『会議』や『委員会』の実施状況は､運営指導の際に必ず確認され､議事録が不適切であれば指導の対象となります。
このコラムでは､会議の開催通知の出し方､会議の進め方､議事録の作成方法を取り上げ､最後に「委員会とは何か」について考えていきたいと思います。
会議の開催通知
初めに､会議の開催通知について解説します。運営指導で確認されることを想定し､開催通知と議事録はセットで保管しておくことが望ましいでしょう。
開催通知には､議題､参加者の職と氏名､日時､開催場所を明記します。事前配布が必要な資料がある場合は､議題ごとに整理して配布します。
配布資料が機密情報にあたる場合は､「守秘義務厳守」と明記する工夫が必要です。特に利用者の個人情報を含む資料を事前配布する際には､匿名化するなどの配慮が求められます。あわせて､利用者との契約時に個人情報の共有に関する同意書が取得できているかどうか､この段階で再確認しておくと安心です。
さらに､やむを得ず会議に参加できない場合に備え､欠席連絡の期限を開催通知に記載しておくと良いでしょう。
会議の運営方法
次に､会議の運営方法について解説します。会議を運営する際には､司会進行担当と議事録担当を決めておきます。司会進行担当は必ずしも上席者である必要はなく､議題ごとの時間管理や議論が脱線しないように調整する役割を担います。
円滑で活発な会議進行に欠かせないのが､『心理的安全性の担保』､つまり参加者全員が安心して発言できる環境づくりです。
そのための工夫としては､冒頭に軽い話題を取り入れる『アイスブレイク』､発言を途中で遮らず傾聴する姿勢を保つ､反論がある場合でも極端な否定表現は避ける､参加者全員が均等に発言できるよう配慮する､といった点が挙げられます。これらのルールを司会進行役が冒頭で説明すると効果的です。
その後､議題ごとの検討に進みます。司会進行役は各議題の終了時に､発言内容の要旨､決定事項と合意点､次回への持ち越し事項、会議内容のうち参加者以外への情報共有を行う部分と機密部分を明確にします。この内容を受けて議事録作成へ進みます。
議事録の作成方法
次に､議事録の作成方法について解説します。運営指導の際には議事録の内容が確認されるため､ここで説明するポイントに注意して記録を残すことが重要です。
議事録には､議題、参加者の職と氏名、司会進行､議事録作成者、開催場所､開始･終了時刻、発言内容の要旨､決定事項と合意点､次回持ち越し事項､機密該当箇所、さらに､議事録の確認者として事業所の管理者等が捺印できる欄を設けておくと､形式上も実務上も適切です。
委員会とは何か
最後に､介護事業所や障害福祉事業所で設置が求められる『委員会』について解説します。代表的な例として､「虐待防止委員会」､「感染症予防･まん延防止委員会」､「身体的拘束適正化委員会」などが挙げられ､多くのサービス種別で設置が義務付けられています。
ここまで説明してきた「会議」とは異なり､「委員会」には次のような５つの特徴があります。
①集中審議
第１の特徴は､委員会が特定の課題について集中的に審議する場である点です。虐待防止､感染症対策、身体的拘束適正化など､テーマを絞って深く検討します。
②組織横断性
第２の特徴は､委員を専門性や関与の必要性に応じて組織横断的に選任する点です。介護職員だけでなく､看護師､相談員､機能訓練指導員など､多職種の視点を持ち寄ることが重要です。
③指揮命令系統からの独立
第３の特徴は､委員会が通常の指揮命令系統から独立して運営される点です。日常業務の上下関係とは別に委員会独自の役割分担のもとで議論を行うことで､自由で公平な意見交換が可能となります。
④組織の自浄作用
第４の特徴は､組織のトップである管理者自身も委員会の監視･検証の対象となる点です。委員会は組織の自浄作用を担い､内部統制の一環として機能します。
⑤継続性と改善の視点
第５の特徴は､PDCAサイクルを回す継続性と改善の視点が求められる点です。PDCAとは Plan（計画）→Do（実行）→Check（検証）→Act（改善）の頭文字に由来します。
単発の話し合いで終わらせず､定期的な検討と改善が求められます。 以上の特徴を理解し､委員会活動に取り組むことが､組織の質の向上と信頼性の確保に繋がります。
まとめ
今回のコラムでは会議･委員会の議事録の作成方法について解説しました。会議の運営方法、議事録の作成方法、会議と委員会の違いについてご理解いただけたかと思います。
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【この記事の執筆・監修者】
- （いのうえ ごう）
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※ご契約がない段階での記事に関するご質問には応対できかねます。
ご了承お願い致します。
◆1975年生 奈良県立畝傍高校卒 / 同志社大学法学部卒
◆社会保険労務士･行政書士
◆奈良県橿原市議会議員
◆介護福祉士実務者研修修了
◆タスクマン合同法務事務所 代表
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